Guía para implementar el sistema PBX en tu empresa

Guía para implementar el sistema PBX en tu empresa

Si has evaluado los beneficios, y tienes pensado implementar un sistema PBX en tu empresa, debes considerar algunos pasos importantes que te ayudaran a hacerlo de forma eficiente.

A continuación, hemos seleccionado para ti, una lista con los pasos que debes seguir para hacer que la implementación de tu sistema PBX, una tarea simple y productiva.

Antes de comenzar debes tener en cuenta es que, la instalación del sistema PBX, es diferente para cada entorno, para cada caso y para cada empresa, entonces debes identificar, cada uno de los pasos de acuerdo al modelo que mejor se adapte a tu organización.

  1. Define el modelo de sistema que estas dispuesto a implementar, esto te va a permitir definir, si necesitas.
  • Disponer de un espacio físico adecuado, para la instalación de equipos.
  • ¿Necesitas algún tipo de adecuación?
  • Que tipos de conexiones debes contemplar.
  • Incorporar tecnología.
  • Sustituir equipos telefónicos.
  1. Selecciona un proveedor especializado, le elección de tu proveedor juega un papel esencial en el desempeño de tu sistema PBX, es por ello la importancia de elegir conscientemente, aquel que te ofrezca, mejor rendimiento, mayor seguridad, mas agilidad, ya que esto es indispensable para que la migración a PBX sea exitosa.
  2. Realiza un levantamiento de información oficial, en donde definas:
  • Que tipo de funcionalidades vas a necesitas
  • Cuantas líneas están involucradas
  1. Coordina todas las conexiones o puntos para los equipos, esto es indispensable para garantizar que la configuración del sistema se haga adecuadamente, una vez que lo tenga, Conecta el cable telefónico a la consola PBX en una entrada que diga «Línea telefónica». Y Conecte el otro extremo a un enchufe de pared, de esta forma el sistema PBX puede enviar y recibir llamadas telefónicas.
  2. Prepara la programación de tu sistema PBX, una vez que has logrado cubrir cada uno de los aspectos operativos, entonces es momento de coordinar la configuración del sistema, para esto ya debes tener documentada toda la información que levantaste previamente, como es el caso de, planes numéricos, lista de líneas, extensiones, entre otros.
  3. Configura tus funciones, Luego de haber configurado el sistema PBX, entonces debes iniciar la configuración de mensajes pre grabados, buzón de voz, o cualquier otra función que este incluida en tu servicio. Algunas de las funciones mas usadas, son:
  • Correo de voz a correo electrónico: esta función del servicio PBX, puedes obtener una función del sistema telefónico, que crea un archivo de audio o una transcripción del mensaje dejado en su teléfono y la transmite a tu correo electrónico.
  • Operador automático, esta función permite gestionar una central que se encargue de gestionar las llamadas y direccionarlas al área que corresponda.
  • Fondo musical para llamada en espera, ideal para aquellos clientes que esperan el reenvío de su llamada o que su llamada sea tomada. Los sistemas PBX, pueden darte la opción de reproducir música pre seleccionada o personalizada.
  • Localización, esta función permite a un miembro del equipo transmitir un mensaje grabado a través de un sistema de altavoces.
  • Presencia: esta función permite identificar la disponibilidad de las personas para tomar una llamada.
  • Informes de llamadas: estos reportes permiten hacer seguimiento de las llamadas efectuadas, llamadas recibidas, tiempo de las llamadas etc., lo cual permite manejar el control telefónico de la empresa.
  • Gestión en línea: la gestión en línea te brinda la posibilidad de administrar el sistema telefónico a través de un portal en línea, lo cual puede ser realizado por los administradores de dicho portal, esta función permite incluir o excluir usuarios de acuerdo a las necesidades de la empresa, así como establecer números de teléfono, visualizar los informes de llamadas, crear grupos de llamada.
  • Desvío de llamadas: esto le permite hacer que el teléfono de su oficina desvíe las llamadas a otro número cuando usted no responde.
  • Grabación de llamadas: para los casos en los que deseas dejar un registro grabado de alguna llamada, el cual se puede reproducir cuando sea necesario.
  • Llamada en espera: una función útil, cuando la línea esta ocupada, o cuando no hay alguien disponible para atender la llamada.
  • Transferencia de llamadas: una función que te permite redireccionar una llamada
  • Asignación de extensiones: una función muy útil a la hora de requerir comunicarse internamente, pues esta permite enlazar llamadas con solo marcar el numero asignado a la extensión.
  • Asignación de grupos: lo que permite enlazar el personal de una misma área a un grupo de extensiones en particular, de manera que cualquier miembro del equipo pueda tomar la llamada.
  1. Las extensiones deben estar numeradas, etiquetadas y almacenadas,de manera de poder mantener en resguardo la información, y que no sean vulnerables a cambios no autorizados.
  2. Haga pruebas de su sistema, luego de haber finalizado el proceso de configuración es importante realizar las pruebas del sistema, de manera que puedas certificar que estén funcionando de manera adecuada, y con todas las características que se le hayan incorporado a tu servicio.
  3. Realiza una copia de seguridad de los datos de programación, estos datos también deben ser almacenados de manera de poder prever, en caso de necesitar una restauración del sistema.
  4. Bríndale a tu personal el adiestramiento necesario, de esta manera podrás sacar el mejor provecho de la herramienta, utilizando todas y cada una de las funciones que esta pone a tu disposición, además de concientizarlos en el uso responsable de cada una de las herramientas.
  5. Finalmente comienza a utilizar uno de los modelos de comunicación más avanzados del mercado.

El proceso para instalar in sistema PBX, es bastante simple, y además puede estar apoyado con el soporte de tu proveedor, lo cual es fantástico, ya que permite gestionar la herramienta de forma profesional y con asesoría de expertos.

Por otra parte, todas las funciones que estarás incorporando a tu herramienta podrán hacer de tus comunicaciones un proceso más eficiente para las comunicaciones internas y externas de tu empresa.

En definitiva, los sistemas PBX, son el modelo de comunicación del presente y sin lugar a dudas el modelo del futuro.