¿Por qué debes utilizar una recepcionista digital para tu negocio?

Recepcionista digital

La dinámica digital, ha llegado a las organizaciones como una forma de flexibilizar los procesos internos y por supuesto darle mayor eficiencia. Tal es el caso de los servicios de recepcionista digital, el cual brinda a las organizaciones la posibilidad de atender llamadas telefónicas desde cualquier destino, dando un servicio optimo, ágil y eficiente, capaz de mejorar la experiencia de los clientes.

Pero para entender exactamente de que estamos hablando, es necesario definir que es una recepcionista digital, y que tipo de funciones desempeña dentro de la dinámica de una organización.

¿Qué es una recepcionista Digital?

Cuando hablamos de una recepcionista digital, no es un robot a lo que estamos haciendo referencia, los robots, a pesar de ser eficientes brindan una experiencia impersonal, que no siempre brinda una experiencia de cliente positiva.

Se trata de personal capacitado, que tiene las herramientas para responder a las llamadas de forma remota sin importan cual sea su ubicación.

Las recepcionistas digitales, se encargan de tomar las llamadas en representación de la empresa, estas recepcionistas están capacitadas para manejar altos volúmenes de llamadas brindando altos estándares de disponibilidad.

La recepcionista digital, se encarga de toda la gestión que haría una recepcionista de oficina, pero en este caso a distancia, con un sistema diseñado para tal fin. El servicio de respuesta de una recepcionista digital es en vivo a través de centros de llamadas, el cual puede estar disponible 24 horas al día, 7 días a la semana.

Pero… ¿Por qué necesitas un servicio de recepcionista digital?

¿Alguna vez has lidiado una llamada que sale constantemente ocupado? ¿O que tarda una eternidad en responder?  Una llamada sin responder es un cliente insatisfecho.

Pero no solo estamos hablando de la congestión en las líneas de atención al cliente, también se trata de la necesidad de optimizar procesos y ser, más competitivos dentro de un mercado globalizado, en el cual, la competencia es feroz.

Una forma de destacarse sin lugar a duda es haciendo énfasis en las áreas productivas y para lograrlo, es fundamental delegar algunas tareas críticas para el negocio, este es exactamente el caso de la atención telefónica.

El servicio de atención al cliente puede marcar la diferencia entre el éxito o el fracaso de un negocio, pues se trata de la cara ante los clientes, y la forma en las que ellos perciben la organización por lo que es fundamental, mantener altos estándares en los servicios de atención al cliente.

Estamos en una era digital, donde es indispensable adaptarnos a las nuevas tecnologías que nos permitan ser eficientes y rentables.

¿Qué funciones desempeña una recepcionista digital?

El rol de una recepcionista virtual dentro de una organización es el de atender todo tipo de requerimientos vía telefónica, liberando de carga operativa a las demás áreas de la organización.

¿Qué tipo de requerimientos atiende?

Existen diferentes tipos de actividades que el rol de la recepcionista digital puede desempeñar, algunos de los usados con mayor frecuencia son:

  • Responder, llamadas.
  • Direccionar o transferir llamadas.
  • Programar citas
  • Tomar mensajes
  • Hacer llamadas salientes
  • Responder preguntas frecuentes, dudas o problemas
  • Chats de soporte en vivo.

Es decir, la misma gestión que antes estaba sujeta a una función de oficina y que hoy en día ha podido flexibilizarse para llegar a los espacios donde sea necesario aplicarlos, de manera que no importa si:

  • No tienes oficina, o tu servicio es virtual.
  • Manejas operaciones principalmente fuera de oficina.
  • Tu talento humano trabaja a distancia.

En fin, cualquier característica que haga necesario que puedas trasladar las llamadas que antes eran operadas en líneas fijas, a líneas que puedan atenderse desde cualquier ubicación.

Este tipo de servicios permite agilizar los procesos de este tipo de áreas operativas, permitiendo centrar la gestión en áreas productivas de la organización permitiendo brindar atención personalizada a cada uno de los clientes, lo cual además está disponible para todo tipo de empresas.

¿Cuáles son las ventajas de una recepcionista digital?

Este tipo de servicios aporta ventajas en todos los ámbitos de la organización, algunas de las ventajas que destacamos de este servicio son:

  • Permite reproducir un mensaje personalizado y proporcionar opciones dentro de un menú para que los clientes puedan auto gestionar sus requerimientos.
  • Ayuda a un mejor enfoque y direccionamiento del personal, en las actividades productivas, mientras liberamos de carga de la gestión de atención al cliente.
  • Ayuda a optimizar a la experiencia de los clientes, al obtener una respuesta expedita y oportuna a sus requerimientos.
  • Permite brindar asistencia fuera de los horarios de oficina.
  • Manejo eficiente de las agendas y asignación de citas, ya que la información esta centralizada a través del asistente virtual.
  • Aumenta la reputación de la organización, gracias al valor de poder brindar atención oportuna a los clientes.
  • Reducción en los costos por servicio telefónico, lo que traduce la inversión en mayor rentabilidad para la empresa.

¿Qué servicio de recepcionista digital debería elegir?

El mercado ha crecido rápidamente en torno a los servicios digitales, en el caso de la recepcionista digital de Appy, brinda todas las ventajas a uno de los precios más competitivos del mercado. Proporcionando beneficios como:

  • Fácil manejo e instalación.
  • Puedes tomar tus llamadas desde cualquier ubicación.
  • Llamadas entre extensiones gratis
  • Uso de numero único.
  • Fácil de instalar y gestionar
  • Económico para comprar y ampliar
  • Trabaje desde cualquier lugar
  • Uso de la infraestructura de servidor existente
  • Recorte su factura de teléfono
  • Video conferencia integrada
  • Mejor servicio de atención al cliente
  • Integración con CRM
  • Basado en estándares
  • URL Click2Meet Personal

Los recepcionistas Digitales, son un servicio que cada día es más popular y usado por las organizaciones, el nivel de calidad y ventajas que ofrece a las organizaciones representa un verdadero plus a través del cual es posible impulsar las organizaciones además los costos son significativamente más rentables que manejar una recepcionista en una línea fija.