Prepara las comunicaciones de tu negocio para un trabajo remoto efectivo.

Comunicaciones para una trabajo remoto efectivo

Prepara las comunicaciones de tu negocio para un trabajo remoto efectivo.

El trabajo a distancia tiene cada día mayor impacto dentro de las organizaciones ya que permite mejorar en la eficiencia y mantener la operatividad de las empresas.

Parte de los procesos de adaptación para el trabajo remoto, se enfoca en las comunicaciones.

Las comunicaciones conforman los pilares sobre los que se sostienen las organizaciones, pues permite que los equipos se mantengan integrados e incentivando en su productividad a través de su enfoque unificado.

El trabajo a distancia exige que sea flexible la forma en la que nos comunicamos para asegurarnos de que nuestros mensajes lleguen de manera adecuada y no se diluyan en su recorrido, es por eso que, uno de los principales desafíos al que se enfrentan las organizaciones es a la sensación de desconexión que puede generar el trabajo a distancia.

Para lograr el éxito en las comunicaciones a distancia, las empresas deben evaluar algunos aspectos relevantes como:

  1. Seleccionar los canales de comunicación adecuados a tu organización

Es primordial elegir los canales que mejor se adapten a tu estilo de negocio dentro de todas las opciones, sea un canal o la combinación de varios. Las plataformas comunicación en la nube son fantásticas para este tipo de requerimientos, ya que brindan la agilidad y cualidades necesarias para ofrecer una comunicación fluida.

Uno de los servicios  de Appy es nuestra central telefónica en la nube, que se enfoca en software de telefónia móvil, la cuales brinda una serie de ventajas para tu empresa y que permite estimular el sentimiento y trabajo en equipo de las organizaciones a pesar de la distancia física.

¿Qué tipo de herramientas se pueden emplear para el trabajo remoto?

Son muchas las herramientas que pueden usarse para el trabajo a distancia, cada una de ellas con distintos ámbitos de aplicación adaptables a diferentes clientes.

Algunas de las más comunes son.

  • Software de central telefónica
  • Software de escritorio remoto
  • Aplicaciones de chat de equipo
  • Software para compartir pantalla
  • Herramientas de grabación de pantalla
  • Aplicaciones de videoconferencia
  • Suites de oficina en línea
  • Almacenamiento en la nube
  • Aplicaciones de lista de tareas
  • Software de gestión de proyectos
  • Aplicaciones para tomar notas
  • Herramientas de pizarra y mapas mentales
  • Aplicaciones de enfoque
  • Herramientas de seguridad
  • Herramientas de automatización

Saber que herramientas elegir, pasa por un proceso de evaluación de la estructura y procesos de la organización para de esta forma poder orientar, las herramientas más idóneas para el negocio, las cuales generalmente puedes identificar fácilmente con la asesoría de los proveedores de herramientas.

  1. Brindar al equipo la orientación adecuada para dar a conocer la estructura del trabajo a distancia

No solo se trata de seleccionar las herramientas, es necesario que las personas sepan pararse frente a ellas y sacar el provecho adecuado.

La orientación en función a las herramientas de trabajo a distancia permite transmitir la dinámica del trabajo, adaptarlas a sus funciones y poder usarla de manera óptima para el logro de los objetivos.

Además de esto, es necesario poder, segmentar cada una de las funciones del equipo de trabajo remoto, de esta forma cada integrante pueda estar al tanto de sus funciones y, hasta donde llegan sus obligaciones además por supuesto de la forma en la que pueden ser manejadas.

  1. Aplicar políticas de seguridad en su trabajo remoto.

Las políticas de seguridad permiten garantizar el resguardo de la información tanto de los proyectos que se desarrollen como cualquier información interna de la empresa. Por lo tanto, conforman un elemento esencial para la protección de la empresa.

Algunas políticas de seguridad recomendadas para el trabajo remoto son:

  • Prácticas de ciberseguridad
  • Protocolos durante la infracción
  • KPI claros y responsabilidad
  • Expectativas sobre dispositivos y equipos
  1. Crear una cultura a distancia que permita mantener la motivación de los equipos.

La cultura organizacional es un factor de peso dentro de las actividades de trabajo a distancia. Los equipos de trabajo necesitan mantenerse en conexión con las organizaciones y sentirse parte de ello, por lo tanto, cultivar la cultura organizacional es parte de esa motivación esencial para lograrlo.

  1. Las reuniones de seguimiento a distancia son fundamentales.

Este tipo de reuniones, permiten sostener el compromiso de los equipos. Las reuniones, pueden ser diarias o semanales, lo fundamental es que no se alarguen demasiado los pazos de encuentro para seguimiento, esta es una forma de evitar que el equipo se disperse en los objetivos de la empresa.

Incorporar reuniones presenciales esporádicamente, es otro elemento recomendable cuando se realiza trabajo a distancia, pues es una forma de entregar de forma física, cualquier información inherente a objetivos cumplidos, además es una excelente forma de compenetrar los equipos de trabajo.

¿Qué se obtiene con las reuniones de seguimiento remoto?

  • Establecer prioridades en los objetivos.
  • Crear planes de acción.
  • Evaluar avances.
  • Establecer reuniones.

En fin, cualquier tipo de requerimiento que permita avanzar en los objetivos de los equipos de trabajo.

  1. Debe establecerse una agenda

Una agenda, permitirá el manejo adecuado de las comunicaciones en las reuniones al llevar un orden, por lo cual es fundamental que esta sea bien definida de manera de no omitir ningún dato.

  1. Defina Horarios

Trabajar a distancia, puede prestarse a informalidad con los horarios, y esto puede afectar en gran medida la operativa de las organizaciones, para ello es esencial que se establezcan horarios que sean flexibles, pero al mismo tiempo tengan la visión de formalidad necesaria.

Establecer horarios también es una forma eficiente de evitar excesos y sobre saturar a los equipos de trabajo. El trabajo remoto, está conformando una herramienta vital para las organizaciones, por lo tanto, es necesario adaptar las herramientas más adecuadas para un desempeño eficiente, en esto consiste la evolución tecnológica de las organizaciones.